La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la
« Politique ») énonce comment 9331-9697 Québec Inc. (La Clinique Médicale la
Patrie) recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
Voici nos informations d’identification complètes :
9331-9697 Québec Inc. (La Clinique Médicale la Patrie)
419 Boul Rosemont, Montréal, H2S 1Z2
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :
gestion@cmlapatrie.com
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y
compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Patients potentiels qui nous contactent pour prendre un rendez-vous et Patients actuels
| Comment collectons-nous vos renseignements personnels? | ● par téléphone
● par communication courriel ● par notre formulaire de contact sur notre site web ● par notes prises au dossier par le professionneles de la santé consulté ● par fax envoyé de pharmacie ou professionnels de la santé externe à notre clinique |
| Quels sont les renseignements personnels que nous collectons? | ● Nom complet
● Date de naissance ● Adresse domicile ● Numéro de téléphone ● Adresse courriel ● No d’assurance maladie ● Notes de consultations ● Rapports de laboratoire et imagerie |
| Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels? | ● par notes prises au dossier par le professionneles de la santé consulté
● par fax envoyé à la clinique par pharmacie ou professionnels de la santé externe à notre clinique |
| Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | En lien avec nos services :
● Vérification de l’identité de vos patients ● Fournir vos services à vos patients et clients ● Administrer le dossier de vos patients ● Répondre aux demandes et questions En lien avec nos opérations: ● Administrer nos systèmes informatiques ● Administrer notre site internet |
| Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | ● Nous ne pourrons vous identifier correctement nos patients
● Nous ne pourrons répondre adéquatement à vos questions |
| Qui aura accès à vos renseignements personnels ? | ● Les membres de l’accueil et de l’administration
● Les infirmières, les médecins et les spécialistes traitant ● La pharmacienne affiliée au GMF pour support au traitement. |
| Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers? | Vos renseignements seront communiqués par fax ou par courriel au tiers requérant sur la demande du patient.
|
| Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Les renseignements personnels seront conservés tant et aussi longtemps que le patient sera suivi par un professionnel de la clinique. |
| Où allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Nous conservons vos informations dans votre dossier numérique dans le logiciel Médesync.
Tout document papier contenant des informations confidentielles est numérisé au dossier du patient puis détruit de manière sécurisé à l’aide du service Shred-it. |
Employés et candidats qui postulent pour un emploi au sein de notre clinique
| Comment collectons-nous vos renseignements personnels? | ● par téléphone
● par communication courriel
|
| Quels sont les renseignements personnels que nous collectons? | ● Nom complet
● Date de naissance ● Adresse domicile ● Numéro de téléphone ● Adresse courriel ● No d’assurance maladie ● No d’assurance sociale ● Information bancaire
|
| Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels? | ● auprès de l’employé |
| Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | ● Vérification de l’identité de nos employés
● Pour traitement de la paye |
| Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | ● Nous ne pourrons vous payer
● Nous ne pourrons vous embaucher |
| Qui aura accès à vos renseignements personnels ? | ● Les membres de l’administration
|
| Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers? | Vos renseignements seront communiqués par fax ou par courriel au tiers requérant sur la demande de l’employé.
|
| Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Durant toute la période d’embauche et pour une période de 5 ans suivant la fin de l’embauche. |
| Où allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Nous conservons vos informations dans votre dossier numérique dans le logiciel Nethris ainsi que dans un dossier Google Drive accessible uniquement aux membres de l’administration de la clinique. |
| Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilités | Calendrier de mises à jour |
| Médesync | Telus Health | Gestion des dossiers patients | En temps réel |
| Dialpad | Dialpad | Gestion des appels | En temps réel |
| Nethris | Nethris | Gestion des dossiers employés | En temps réel |
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous mettons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
L’entreprise ne stocke aucun témoin de façon permanente. Seul un témoin de connexion temporaire est utilisé lors de votre visite sur notre site afin d’améliorer les performances de certaines fonctions. Vous pouvez désactiver vos témoins de connexion par l’intermédiaire de votre navigateur web. Toutefois, cette désactivation peut avoir pour effet de restreindre certaines fonctionnalités de notre site web.
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.
